Große Verunsicherung hat sich mit dem Eintreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 breit gemacht. Auch wenn sie nicht ganz unerwartet von heute auf morgen kam, haben viele ihre Komplexität und die damit verbundene 
Umsetzung unterschätzt.
Heute muss jeder Hotelbetrieb zumindest ein Verfahrensverzeichnis vorweisen können. In diesem sind sämtliche Systeme, Prozesse, Datenströme zu erfassen und bei Aufforderung vorzuzeigen. Erst nach dieser Aufforderung zu handeln – wie es teils früher praktiziert wurde – ist heutzutage nicht mehr möglich
Digitale Frischzellenkur fürs Unternehmen
Die DSGVO ist, wenn man sie mit etwas Abstand betrachtet, jedoch kein bürokratisches Ungeheuer. Sie ist vielmehr ein Mittel der EU, um nicht nur die Konsumentenrechte zu stärken, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen. Doch wie kann das sein, fragen mich Hoteliers immer wieder ungläubig! Die Antwort ist simpel: Die DSGVO zwingt Unternehmen dazu, Herr über die eigenen Daten zu werden. Richtig umgesetzt gleicht sie einer Frischzellenkur für die Digitalisierung eines Unternehmens.
Durch das vorhandene Verfahrensverzeichnis, welches häufig von dem bestellten Datenschutzbeauftragten erarbeitet wurde, ist die Unternehmensleitung über die eigene Systemlandschaft umfassend informiert. Sie weiß also, wo welche Daten liegen. Diese gesetzlich vorgeschriebene Unternehmensanalyse kommt in der Hotellerie zu dem Ergebnis, das selbst Einzelbetriebe häufig mehr als 15 verschiedene Systeme mit relevanten personenbezogenen Daten betreiben. Und genau hier wird es problematisch!
Der entscheidende Schritt: der Umgang mit den Gastrechten
Was die Unternehmensleitung und leider auch die Datenschutzbeauftragen häufig vergessen ist der entscheidende zweite Schritt! Wie sollen die umfassenden Gastrechte nach einer Informationsherausgabe oder Löschung vollzogen werden? Dies ist heute bei so gut wie keinem Unternehmen möglich.
Erforderlich um die Gastrechte zu erfüllen ist die Kontrolle über die Daten. Hierzu ist aber ein Umdenken erforderlich – weg von autarken Insellösungen, hin zu einem vernetzten ganzheitlichen Daten-Management. Dies ist im Übrigen auch die Erfolgsvariable der Online Travel Agents. Durch ein zentrales Daten-Management werden alle Daten des Gastes an einer Stelle konsolidiert. Hierdurch werden ein hochwertiger Service, ein zielgerichtetes Marketing und korrekte Analysen sichergestellt.
Hotels benötigen also ein zentrales Daten-Management, ein CDM (Central Data Management). Die gängigsten Systeme, die dort zusammengefasst sein sollten sind PMS, POS, Newsletter-System, Fragebogensystem, Wifi und die Webseite, ggf. noch das Tischreservierungstool und die App. dailypoint™ bietet mit diversen Schnittstellen im kundeneigenen Marketplace mit knapp 100 Lösungen und seiner offenen API eine ideale Basis hierfür, um alle Systeme an einem Ort zu vereinen.
Der Knackpunkt: die Datenqualität
Doch mit dem Zusammenführen ist es nicht getan. Hotels haben häufig eine miese Datenqualität in ihren Systemen. Eine Analyse von 4,5 Millionen Aufenthalten hat ergeben, dass pro loyalen Gast im Schnitt allein 2,3 Profile nur im PMS vorhanden waren. Bis zu 25% der Aufenthalte waren mit falschen/unvollständigen Profilen verbunden. dailypoint™ bietet mit der Data Laundry eine zum Patent angemeldete Lösung, die Gastdaten aus diversen Quellen zusammenführt und bereinigt. Das Ergebnis ist ein zentrales Gastprofil basierend auf vielen verschiedenen Datenquellen.
Fahren ohne Führerschein
Innerhalb der Bereinigung muss auch die Einwilligungserklärung des Gastes verwaltet werden. Multiple Profile und diverse Systeme mit unterschiedlichen Daten müssen gewichtet und richtig verarbeitet werden, damit neben dem zentralen Gastprofil auch eine zentrale Einwilligungserklärung erstellt werden kann.
Man kann die Situation der Branche mit dem Fahren ohne Führerschein vergleichen. Es kann lange gut gehen, muss es aber nicht. Mit dailypoint™ haben Hoteliers eine Sorge weniger und verfügen obendrein über die Schaltzentrale der Digitalisierung. Falls Sie sich im ersten Schritt über das Email-Marketing im Hinblick auf die DSGVO weiterbilden möchten, können wir Ihnen den Artikel “Email Marketing und DSGVO: Auch ohne Einwilligung möglich!” von Dr. Michael Toedt und Dr. Robert Selk, verfügbar im Kindl Shop, ans Herz legen.